Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Instytut Mikroekologii Sp. z o.o. w związku z zawieraniem umowy o pracę

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Mikroekologii spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu ul. Sielska 10, 60-129 Poznań („Administrator danych”). Z Administratorem danych można skontaktować się pisząc na adres siedziby administratora lub na adres e-mail: biuro@instytut-mikroekologii.pl.
2. Administrator danych może współadministrować danymi osobowymi z innymi spółkami z Grupy Diagnostyka, w zakresie wspólnych działań spółek z grupy kapitałowej.
3. Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: inspektor.danych@instytut-mikroekologii.pl, jak również przesyłając korespondencję na adres siedziby administratora danych. Z inspektorem ochrony danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

4. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane:

1. W celu zawarcia i realizacji umowy o pracę, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania działań przed zawarciem umowy lub wykonania zawartej umowy. Podanie danych jest w tym przypadku konieczne, a ich niepodanie uniemożliwi zawarcie umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
2. W celu wypełnienia obowiązków prawnych, wynikających z przepisów prawa pracy, prawa podatkowego, prawa ubezpieczeń społecznych oraz innych właściwych przepisów prawa. Przetwarzanie danych w tym zakresie jest konieczne ze względu na wymogi ustawowe (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
3. Aby wypełnić szczególne prawa i obowiązki administratora w dziedzinie prawa pracy, wynikające z przepisów prawa pracy oraz ustawy o zmianie Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego niektórych innych ustaw. Przetwarzanie danych w zakresie szczególnych kategorii, w tym danych o zdrowiu jest konieczne ze względu na wymogi ustawowe (art. 9 ust. 2 lit. b) RODO).
4. W celu wypełnienia obowiązków prawnych, wynikających z przepisów ustawy o zmianie Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego i niektórych innych ustaw oraz ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym. Przetwarzanie danych na tej podstawie dotyczy części pracowników, którzy mają bezpośredni kontakt z dziećmi.  Przetwarzanie wynika ze szczególnych obowiązków ustawowych nałożonych na Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 10 RODO).
5. Na potrzeby realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w zakresie przetwarzania, które nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa ani nie jest niezbędne do wykonania lub zawarcia umowy, lecz służy ochronie interesu Administratora, w tym przypadku dochodzenia roszczeń, obronie swoich praw czy prowadzeniu postępowań reklamacyjnych oraz skarg. Nie jest to główny cel zbierania i przetwarzania danych osobowych, lecz Administrator może je wykorzystać w tym zakresie, jeśli zajdzie taka potrzeba (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
6. W celu ustalenia i ochrony roszczeń, w zakresie szczególnych kategorii danych osobowych, gdy przetwarzanie tych danych jest niezbędne do dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń w postępowaniu administracyjnym, sądowym, pozasądowym lub reklamacyjnym. Nie jest to główny cel zbierania i przetwarzania danych osobowych, lecz Administrator może je wykorzystać w tym zakresie, jeśli zajdzie taka potrzeba (art. 9 ust. 2 lit. f) RODO).
7. Do ochrony interesów pracownika, gdy jest to konieczne, w szczególności w razie wypadku w pracy. Przetwarzanie danych w tym zakresie jest konieczne ze względu na wymogi ustawowe (art. 6 ust. 1 lit. d) RODO).
8. Na podstawie zgody, jeśli wyrazi Pani/Pan zgodę na dodatkowe cele (np. korzystanie z benefitów pracowniczych). Podanie danych osobowych w tym zakresie jest dobrowolne i zgoda może być w każdej chwili wycofana (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO).

5. Okresy przechowywania danych:

1. W zakresie dokumentacji kadrowej Pana/Pani dane osobowe są przechowywane przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy, zgodnie z przepisami o zasobach archiwalnych oraz emeryturach i rentach lub przez 10 lat zgodnie z Kodeksem Pracy.
2. Dane osobowe w zakresie świadczeń wynikających z ubezpieczeń społecznych są przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia stosunku pracy, zgodnie z przepisami ustawy o Emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
3. Dokumentacja dotycząca ZUS oraz dokumentacja podatkowa są przechowywane przez 5 lat, zgodnie z przepisami ustawy o Systemie Ubezpieczeń społecznych oraz ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Dane osobowe mogą być przechowywane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres ten nie przekroczy 6 lat, ale może być krótszy, jeśli nie ma faktycznej potrzeby przechowywania danych. Okres przetwarzania może zostać skrócony w przypadku wniesienia uzasadnionego sprzeciwu zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO.

6. Przekazywanie danych osobowych do odbiorców odbywa się w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania danych na podstawie odpowiednich umów lub przepisów. W procesie przekazania danych zapewniona jest odpowiednia ochrona danych osobowych.
7. Dostęp do Pana/Pani danych osobowych mogą uzyskać osoby upoważnione, spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej Diagnostyka, Urząd Skarbowy, ZUS, instytucje bankowe, placówki medycyny pracy, podmioty wspierające administratora w utrzymaniu systemów informatycznych, podmioty wspierające w prowadzeniu obsługi kadrowo-personalnej w imieniu administratora.
8. Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że będzie to konieczne. W takim przypadku transfer danych odbywać się będzie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej,
• klauzul umownych lub
• wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Zostanie Pani/Pan uprzednio poinformowana/y o takim transferze oraz o podstawach prawnych i warunkach tego transferu. Szczegóły na temat zabezpieczeń transferu danych można uzyskać, kontaktując z Administratorem: biuro@instytut-mikroekologii.pl.

9. Osoba, której dane dotyczą nie będzie podlegała decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec niej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.
10. Posiada Pan/Pani prawo:

1. Dostępu do swoich danych osobowych a także uzyskania kopii danych osobowych, które są przetwarzane przez Administratora danych.
2. Sprostowania swoich danych osobowych, w przypadku kiedy dane, którymi dysponuje Administrator są niepoprawne lub uległy zmianie.
3. Usunięcia swoich danych osobowych, jeśli takie usunięcie danych nie wpływa na zgodność z przetwarzania danych z prawem, w tym kiedy dane nie są już niezbędne do przetwarzania dla określonego celu w tym zachowania na podstawie obowiązujących przepisów prawa z uwzględnieniem kryteriów usunięcia danych w art. 17 RODO.
4. Ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, w szczególności w celu zachowania danych przez Administratora danych na Pana/Pani potrzeby związane z dochodzeniem roszczeń czy ustaleniu poprawności danych z uwzględnieniem kryteriów ograniczenia przetwarzania danych w art. 18 RODO.
5. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją, które ma zastosowanie w przypadku, kiedy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
6. Wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody, która może być odwołana w każdej chwili bez obowiązku podawania przyczyny, jednocześnie odwołanie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych, które miało miejsce w czasie, kiedy zgoda obowiązywała. Skutkiem wycofania zgody może być brak możliwości korzystania z wybranych benefitach pracowniczych.
7. Wniesienia skargi do organu nadzorczego ochrony danych osobowych, gdy Pan/Pani uzna, że przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji Pana/Pani praw zalecany jest kontakt z Inspektorem Ochrony Danych lub kontaktując się z Administratorem biuro@instytut-mikroekologii.pl.

Stan na dzień 01.07.2026 r.