Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Instytut Mikroekologii Sp. z o.o. w związku z zawieraniem umowy B2B

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Mikroekologii spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu ul. Sielska 10, 60-129 Poznań („Administrator danych”). Z Administratorem danych można skontaktować się pisząc na adres siedziby administratora lub na adres e-mail: biuro@instytut-mikroekologii.pl.
2. Administrator danych może współadministrować danymi osobowymi z innymi spółkami z grupy kapitałowej Diagnostyka, w zakresie wspólnych działań spółek z grupy kapitałowej.
3. Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: inspektor.danych@instytut-mikroekologii.pl, jak również przesyłając korespondencję na adres siedziby administratora danych.  Z inspektorem ochrony danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
4. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane:

1. W celu wypełnienia obowiązków prawnych, wynikających z przepisów podatkowych, oraz zasad BHP. Przetwarzanie danych w tym zakresie jest konieczne ze względu na wymogi ustawowe – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
2. W celu zawarcia i realizacji umowy, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy. Podanie danych jest w tym przypadku jest konieczne, a ich niepodanie uniemożliwi zawarcie umowy o cywilnoprawnej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
3. Aby wypełnić szczególne prawa i obowiązki administratora w przypadku konieczności dokonania oceny zdolności do wykonywania zadań. Przetwarzanie danych szczególnych kategorii, w tym danych o zdrowiu może być niezbędne do oceny zdolności do wykonywania umowy. Administrator może w związku z tym przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych, – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b) RODO.
4. Na potrzeby realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, które nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa ani nie jest niezbędne do wykonania lub zawarcia umowy, lecz jest w interesie Administratora, którym jest organizacja szkoleń podnoszących kwalifikacje współpracowników poza niezbędnymi do realizacji umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
5. Na potrzeby realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, które nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa ani nie jest niezbędne do wykonania lub zawarcia umowy, lecz służy ochronie interesu Administratora, w tym przypadku dochodzenia roszczeń, obronie swoich praw czy prowadzeniu postępowań reklamacyjnych. Nie jest to główny cel zbierania i przetwarzania danych osobowych, lecz Administrator może je wykorzystać w tym zakresie, jeśli zajdzie taka potrzeba – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
6. W celu ustalenia i ochrony roszczeń, w zakresie szczególnych kategorii danych osobowych, gdy przetwarzanie tych danych jest niezbędne do dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń w postępowaniu administracyjnym, sądowym, pozasądowym lub reklamacyjnym. Nie jest to główny cel zbierania i przetwarzania danych osobowych, lecz Administrator może je wykorzystać w tym zakresie, jeśli zajdzie taka potrzeba – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.
7. W celu ochrony interesów współpracownika, gdy jest to konieczne, w szczególności w razie wypadku w pracy. Przetwarzanie danych w tym zakresie jest konieczne ze względu na wymogi ustawowe – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d) RODO.
8. Na podstawie zgody, jeśli wyrazi Pani/Pan zgodę na dodatkowe cele. Podanie danych osobowych w tym zakresie jest dobrowolne i może być w każdej chwili wycofane – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

5. Okresy przechowywania danych:

1. Dane osobowe będące częścią dokumentacji podatkowej są przechowywane przez okres 5 lat, zgodnie z przepisami ustawy o Ordynacji podatkowej.
2. Dane osobowe mogą być przechowywane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami dotyczącymi wynagrodzenie za wykonane zadania i o zwrot poniesionych wydatków na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Okres ten nie przekroczy 3 lat, ale może być krótszy, jeśli nie ma faktycznej potrzeby przechowywania danych. Okres przetwarzania może zostać skrócony w przypadku wniesienia uzasadnionego sprzeciwu zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO.
3. Dane osobowe mogą być przechowywane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres ten nie przekroczy 6 lat, ale może być krótszy, jeśli nie ma faktycznej potrzeby przechowywania danych. Okres przetwarzania może zostać skrócony w przypadku wniesienia uzasadnionego sprzeciwu zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO.

6. Dostęp do Pana/Pani danych osobowych mogą uzyskać osoby upoważnione, spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej Diagnostyka, Urząd Skarbowy, instytucje bankowe, placówki medycyny pracy w przypadku konieczności ustalenia zdolności do wykonywania zadań, podmioty wspierające administratora w utrzymaniu systemów informatycznych, podmioty wspierające w prowadzeniu obsługi kadrowo-personalnej w imieniu administratora.
7. Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że będzie to konieczne. W takim przypadku transfer danych odbywać się będzie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej,
• klauzul umownych lub
• wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Szczegóły na temat transferu danych oraz zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem wysyłając wiadomość na adres: biuro@instytut-mikroekologii.pl.

8. Osoba, której dane dotyczą nie będzie podlegała decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec niej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.
9. Posiada Pan/Pani prawo:

1. Dostępu do swoich danych osobowych a także uzyskania kopii danych osobowych, które są przetwarzane przez Administratora danych.
2. Sprostowania swoich danych osobowych, w przypadku kiedy dane, którymi dysponuje Administrator są niepoprawne lub uległy zmianie.
3. Usunięcia swoich danych osobowych, jeśli takie usunięcie danych nie wpływa na zgodność z przetwarzania danych z prawem, w tym kiedy dane nie są już niezbędne do przetwarzania dla określonego celu w tym zachowania na podstawie obowiązujących przepisów prawa z uwzględnieniem kryteriów usunięcia danych w art. 17 RODO.
4. Ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, w szczególności w celu zachowania danych przez Administratora danych na Pana/Pani potrzeby związane z dochodzeniem roszczeń czy ustaleniu poprawności danych z uwzględnieniem kryteriów ograniczenia przetwarzania danych w art. 18 RODO.
5. Przeniesienia swoich danych osobowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w systemach informatycznych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub zawartej umowy, poprzez żądanie przeniesienia danych do innego administratora.
6. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją, które ma zastosowanie w przypadku, kiedy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
7. Wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody, która może być odwołana w każdej chwili bez obowiązku podawania przyczyny, jednocześnie odwołanie zgody nie wypływa na przetwarzanie danych, które miało miejsce w czasie, kiedy zgoda obowiązywała.  Skutkiem odwołania zgody może być brak możliwości udziału i korzystania z dodatkowych usług Administratora np. benefitów pracowniczych.
8. Wniesienia skargi do organu nadzorczego ochrony danych osobowych, gdy Pan/Pani uzna, że przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. W celu realizacji Pana/Pani praw zalecany jest kontakt z Inspektorem Ochrony Danych lub z Administratorem wysyłając wiadomość na adres: biuro@instytut-mikroekologii.pl.

Stan na dzień 09.06.2026 r.