Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Instytut Mikroekologii Sp. z o.o. w związku z zawieraniem umów cywilnoprawnych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Mikroekologii spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu ul. Sielska 10, 60-129 Poznań („Administrator danych”). Z Administratorem danych można skontaktować się pisząc na adres siedziby administratora lub na adres e-mail: biuro@instytut-mikroekologii.pl.
2. Administrator danych może współadministrować danymi osobowymi z innymi spółkami z grupy kapitałowej Diagnostyka, w zakresie wspólnych działań spółek z grupy kapitałowej.
3. Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: inspektor.danych@instytut-mikroekologii.pl, jak również przesyłając korespondencję na adres siedziby administratora danych.  Z inspektorem ochrony danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
4. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane:

1. W celu wypełnienia obowiązków prawnych, mogących wynikać z przepisów dotyczących zatrudnienia, podatków, ubezpieczeń społecznych oraz zasad BHP. Przetwarzanie danych w tym zakresie jest konieczne ze względu na wymogi ustawowe – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
2. Aby wypełnić szczególne prawa i obowiązki administratora w dziedzinie prawa pracy, wynikające z przepisów ustawy o Służbie Medycyny Pracy oraz ustawy o Związkach zawodowych. Przetwarzanie danych szczególnych kategorii, w tym danych o zdrowiu jest niezbędne do oceny zdolności do wykonywania pracy, co jest konieczne ze względu na wymogi ustawowe. Administrator może przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych, które dotyczą również przynależności współpracownika do związków zawodowych – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b) RODO.
3. W celu zawarcia i realizacji umowy, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy. Podanie danych jest w tym przypadku jest konieczne, a ich niepodanie uniemożliwi zawarcie umowy o cywilnoprawnej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
4. Na potrzeby realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, które nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa ani nie jest niezbędne do wykonania lub zawarcia umowy, lecz jest w interesie Administratora, którym jest organizacja szkoleń podnoszących kwalifikacje współpracowników poza niezbędnymi do realizacji umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
5. Na potrzeby realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, które nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa ani nie jest niezbędne do wykonania lub zawarcia umowy, lecz służy ochronie interesu Administratora, w tym przypadku dochodzenia roszczeń, obronie swoich praw czy prowadzeniu postępowań reklamacyjnych. Nie jest to główny cel zbierania i przetwarzania danych osobowych, lecz Administrator może je wykorzystać w tym zakresie, jeśli zajdzie taka potrzeba – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
6. W celu ustalenia i ochrony roszczeń, w zakresie szczególnych kategorii danych osobowych, gdy przetwarzanie tych danych jest niezbędne do dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń w postępowaniu administracyjnym, sądowym, pozasądowym lub reklamacyjnym. Nie jest to główny cel zbierania i przetwarzania danych osobowych, lecz Administrator może je wykorzystać w tym zakresie, jeśli zajdzie taka potrzeba – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.
7. W celu ochrony interesów współpracownika, gdy jest to konieczne, w szczególności w razie wypadku w pracy. Przetwarzanie danych w tym zakresie jest konieczne ze względu na wymogi ustawowe – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d) RODO.
8. Na podstawie zgody, jeśli wyrazi Pani/Pan zgodę na dodatkowe cele, na przykład udział w benefitach. Podanie danych osobowych w tym zakresie jest dobrowolne i może być w każdej chwili wycofane – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

5. Okresy przechowywania danych:

1. Dane osobowe będące częścią dokumentacji, na podstawie której następuje ustalenie podstawy emerytury lub renty są przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia umowy, zgodnie z przepisami ustawy o Emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
2. Dane osobowe będące częścią dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej do ZUS, w tym kopie deklaracji rozliczeniowych ZUS, imienne raporty miesięczne ZUS, dokumenty korygujące oraz formularze zgłoszeniowe są przechowywane przez okres 5 lat, zgodnie z przepisami ustawy o Systemie ubezpieczeń społecznych.
3. Dane osobowe będące częścią dokumentacji podatkowej jest przechowywana przez okres 5 lat, zgodnie z przepisami ustawy o Ordynacji podatkowej.
4. Dane osobowe mogą być przechowywane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami dotyczącymi wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Okres ten nie przekroczy 2 lat, ale może być krótszy, jeśli nie ma faktycznej potrzeby przechowywania danych. Okres przetwarzania może zostać skrócony w przypadku wniesienia uzasadnionego sprzeciwu zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO.
5. Dokumentacja potwierdzająca liczbę godzin wykonywania zlecenia jest przechowywane przez okres 3 lat, licząc od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne, zgodnie z ustawą o Minimalnym wynagrodzeniu.
6. Dane osobowe mogą być przechowywane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres ten nie przekroczy 6 lat, ale może być krótszy, jeśli nie ma faktycznej potrzeby przechowywania danych. Okres przetwarzania może zostać skrócony w przypadku wniesienia uzasadnionego sprzeciwu zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO.

6. Dostęp do Pana/Pani danych osobowych mogą uzyskać osoby upoważnione, spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej Diagnostyka, Urząd Skarbowy, ZUS, instytucje bankowe, placówki medycyny pracy, podmioty wspierające administratora w utrzymaniu systemów informatycznych, podmioty wspierające w prowadzeniu obsługi kadrowo-personalnej w imieniu administratora.
7. Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że będzie to konieczne. W takim przypadku transfer danych odbywać się będzie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej,
• klauzul umownych lub
• wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Szczegóły na temat transferu danych oraz zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z pisząc na adres biuro@instytut-mikroekologii.pl.

8. Osoba, której dane dotyczą nie będzie podlegała decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec niej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.
9. Posiada Pan/Pani prawo:

1. Dostępu do swoich danych osobowych a także uzyskania kopii danych osobowych, które są przetwarzane przez Administratora danych.
2. Sprostowania swoich danych osobowych, w przypadku kiedy dane, którymi dysponuje Administrator są niepoprawne lub uległy zmianie.
3. Usunięcia swoich danych osobowych, jeśli takie usunięcie danych nie wpływa na zgodność z przetwarzania danych z prawem, w tym kiedy dane nie są już niezbędne do przetwarzania dla określonego celu w tym zachowania na podstawie obowiązujących przepisów prawa z uwzględnieniem kryteriów usunięcia danych w art. 17 RODO.
4. Ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, w szczególności w celu zachowania danych przez Administratora danych na Pana/Pani potrzeby związane z dochodzeniem roszczeń czy ustaleniu poprawności danych z uwzględnieniem kryteriów ograniczenia przetwarzania danych w art. 18 RODO.
5. Przeniesienia swoich danych osobowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w systemach informatycznych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub zawartej umowy, poprzez żądanie przeniesienia danych do innego administratora.
6. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją, które ma zastosowanie w przypadku, kiedy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
7. Wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody, która może być odwołana w każdej chwili bez obowiązku podawania przyczyny, jednocześnie odwołanie zgody nie wypływa na przetwarzanie danych, które miało miejsce w czasie, kiedy zgoda obowiązywała.  Skutkiem odwołania zgody może być brak możliwości udziału i korzystania z dodatkowych usług Administratora np. benefitów pracowniczych.
8. Wniesienia skargi do organu nadzorczego ochrony danych osobowych, gdy Pan/Pani uzna, że przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. W celu realizacji Pana/Pani praw zalecany jest kontakt z inspektorem Ochrony Danych lub Administratorem biuro@instytut-mikroekologii.pl.

Stan na dzień 01.07.2026 r.