Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Instytut Mikroekologii sp. z o.o. w związku z zawieraniem umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, że:

Administratorem danych osobowych pracowników i współpracowników jest Instytut Mikroekologii spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu ul. Sielska 10, 60-129 Poznań („Administrator danych”). Z Administratorem danych można skontaktować się pisząc na adres siedziby administratora lub na adres email: biuro@instytut-mikroekologii.pl.

Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail  inspektor.danych@instytut-mikroekologii.pl. Z inspektorem ochrony danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Instytut Mikroekologii sp. z o.o. w związku z przetwarzaniem danych osobowych stosuje przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).

Instytut Mikroekologii sp. z o.o. jako pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika w celu:

• zawarcia i wykonywania umowy o pracę;
• wykonywania obowiązków wynikających z prawa pracy i innych przepisów prawa, m. in.:

1. realizacja obowiązków związanych z przepisami BHP,
2. zebrania niezbędnych danych do nawiązania stosunku pracy i realizacji obowiązków pracodawcy,
3. obowiązków płatnika związanych z wystawianiem zaświadczeń oraz przechowywaniem dokumentacji,

• zgoda pracownika w zakresie danych nieprzewidzianych w przepisach prawa, które są dobrowolnie podawane, jak adres e-mail;
• uzasadniony prawnie interes administratora w zakresie dotyczącym możliwości kontaktu z pracownikiem;
• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości;
• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych oraz innych przepisów dotyczących świadczeń dla pracownika;
• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców;
• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych;
• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów regulujących działalność pracodawcy;
• wykonywania obowiązków wynikających z innych przepisów prawa;
• wykonywania obowiązków wynikających z innych umów zawartych z pracownikiem lub umów zawartych na rzecz pracownika;
• organizowania lub finansowania kosztów delegacji lub szkoleń dla pracownika;
• realizacja zadań związanych z udziałem pracodawcy w konkursach ofert
• organizowania lub finansowania imprez, wyjazdów integracyjnych lub dodatkowych świadczeń dla pracownika lub członków jego rodziny;
• realizacja obowiązków wynikających z innych umów zawartych z pracownikiem lub umów zawartych na rzecz pracownika;
• zgłoszenia pracownika do udziału w wybranych przez niego eventach organizowanych przez inne podmioty (np. konferencje, targi);
• wykonywania obowiązków wynikających z umów zawartych z kontrahentami oraz działań sprzedażowych i zakupowych Spółki, w których uczestniczy współpracownik na podstawie zawartej umowy współpracy;
• potwierdzenia wykonania obowiązków oraz dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami;
• Prowadzenie spraw osób, z którymi zawarto umowy o dzieło, umowy zlecenie (umowy cywilnoprawne).

Podstawą przetwarzania danych osobowych pracowników jest:

• obowiązek prawny pracodawcy,
• wykonanie umowy
• zgoda pracownika.

Pracodawca wymaga od pracownika podania danych osobowych określonych w przepisach lub niezbędnych do realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres wymagany aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, tj. 10 lat od daty zakończenia zatrudnienia. W przypadku umów cywilnoprawnych, 3 lata, licząc od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Okres przetwarzania może ulec wydłużeniu w przypadku dochodzenia roszczeń.

Pracownik może także udostępnić pracodawcy inne dane osobowe w celach określonych powyżej lub w innych celach określonych przez pracodawcę przed zebraniem tych dodatkowych danych. W takim wypadku, o ile podstawą przetwarzania może być tylko zgoda, to już samo udostępnienie danych przez pracownika oznacza jego zgodę na ich przetwarzanie przez pracodawcę. W niektórych przypadkach pracodawca może poprosić pracownika o potwierdzenie zgody poprzez złożenie dodatkowego oświadczenia według wzoru dostarczonego przez pracodawcę. Zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych jest dobrowolna i może zostać wycofana bez negatywnych konsekwencji dla pracownika. W takim wypadku, wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie przed cofnięciem zgody. W celu wycofania zgody pracownik powinien wysłać odpowiednie oświadczenie na adres: biuro@instytut-mikroekologii.pl lub inspektor.danych@instytut-mikroekologii.pl.

Zgodnie z przepisami RODO, pracownikowi przysługuje prawo do : dostępu do danych; sprostowania danych; usunięcia danych; ograniczenia przetwarzania danych; przenoszenia danych; sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora); cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda). Pracownik ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli sądzi, że przetwarzanie jego danych osobowych przez pracodawcę narusza przepisy RODO. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zakres odbiorców, którym pracodawca udostępni dane pracownika będzie ograniczony do tych podmiotów, którym udostępnienie danych pracownika jest faktycznie niezbędne i zależeć będzie od przebiegu współpracy stron i zakresu obowiązków pracownika. Dane pracownika mogą być udostępniane następującym odbiorcom : Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy oraz innym organom lub instytucjom na podstawie obowiązujących przepisów prawa w Polsce, a biegłym rewidentom, zewnętrznym analitykom lub audytorom, spółkom z Grupy Diagnostyka oraz ich kontrahentom, dostawcom oraz usługodawcom, z którymi spółki z Grupy Diagnostyka podejmują współpracę w zakresie niezbędnym do prowadzenia i obsługi działalności spółek z Grupy Diagnostyka oraz realizacji obowiązków pracodawcy i w zakresie dodatkowych świadczeń dla pracowników, w tym w szczególności placówkom medycznym, doradcom prawnym, bankom, ubezpieczycielom, hotelom, operatorom serwisów rezerwacji biletów lub hoteli.